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実際、市役所の仕事どうよ?~広報

市役所の事務の仕事の実際例

福祉分野の新規事業立ち上げを例に、具体的な実際例を紹介しています。今回は新規事業の広報。

8 広報

事業実施に関する規定も整備され、後は事業開始日を待つだけ。その前に、事業開始の広報しなければなりません。

せっかく新規事業を開始するのですから、このサービスを必要としている人がわかるように、そして対象者の条件や申請方法、持ち物など、わざわざ電話で問い合わせなくてもわかるように、市の広報紙(市報)や市のホームページで広報します。そのための原稿を書きます。ホームページであれば、その同様の内容の原稿を、ホームページ作成システムに入力して確認します。

市報はどうしても紙面が限られてしまうので、「あれもこれも」は載せられず、必要最低限の内容しか掲載できません。一方、ホームページであれば、一般的にスペースの制約がないので、市報よりも詳細に掲載できます。ただし、やはり市報の方が圧倒的多数の目にとまることとなり、ホームページは、高齢者などは特に見ないので、広報の効果は市報には劣ります(だからといって、手を抜いていいわけではありませんが)。 

また、同様の内容を記載したチラシを作成し、役所の窓口や出先機関、関係機関(今回の例でいえば障害者サービスなので、市内の障害者関係施設、作業所、医療機関など)に置いてもらうよう、配布します。

コミュニティバスを走らせていれば、車内広告のように掲載してもらうこともトライします。 

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市役所の仕事ってどんなよ(7)

市役所実務の具体例として、福祉部門の新規事業立ち上げを取り上げています。

前回までで事業計画、予算取り、根拠例規ができあがり、今回はより事業開始に具体的な書式やマニュアルの準備についてです。

7 用紙・マニュアル整備

この事業についての規定が、6で決定したら、実際の申請手続きに使えるように、申請書類等の用紙を印刷して窓口に準備します。また、自分以外の職員も対応できるよう、制度説明や概要書類、受付、審査に関する事務マニュアルを作って、関係職員に説明しておく必要があります。

つまり、対象者はどういう要件で、手続きの際の持ち物は何か、手続きから何日くらいでサービス開始がされ、自己負担金はどうか、などなど、5や6で決めたことを、利用者や受付担当者が理解できるレベルで説明します。

この際、ある程度いろいろな質問を想定して、想定質問に対する答え方のQ&Aなども作っておくと、窓口対応がスムーズになります。

また、ここが業務効率化のポイントですが、なるべく、対市民(利用者)向けの説明書き(チラシ)と、職員用のマニュアルを共通に使えるようにしておくことです。つまり、職員用マニュアルと利用者用案内を別々に作成すると二度手間ですが、なるべく共通にしておけば、手間はダブりませんし、利用者が見ているものと同じものを職員も使用するので、目線が同じになります。もちろん、書類審査の詳細や受付後の事務処理など、利用者向けに必要ない部分は、職員用のみとなります。 

・・・つづく・・・

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市役所の仕事ってどんなよ?(6)

市役所実務シリーズ

今回は、いよいよ新規事業についての根拠である条例・規則づくりです。

この作業は、嫌がって避けたがる職員も多いのですが、ぜひ「自分で法律を作るんだ」くらいのやりがいを感じて取り組みたいものです。

実際、やり遂げると、カタチに残る仕事として、その後の自分のキャリアの上で、大きな自信・財産になります。


6 例規・要綱等の作成

事業計画でまとまった事業の実施方法について、実施要領を定める条例又は規則又は要綱といった「きまり」を作る作業になります。いわば自分で法律を作文するようなものです。

「第1条 本事業の目的は○○をはかることとする。第2条 本事業の対象者は・・・」など。3のリサーチで他市から同様の事業の規定を入手できていれば、それを参考に、当市での運用を考慮してカスタマイズすればいいです。まったくのゼロから規定を作り上げることはあまりなく、他市や他市での規定が見つからなければ、高齢者の同様の事業の規定を参考にするなど、何らかの規定を参考にすると、別に法学部出身でなくても、規定が作成できます。

もし、条例をつくるのであれば、細かいところまで全部条例に盛り込むのではなく、面倒でも、議会に諮らなくていい規則や要綱を別途作成し、なるべくそちらに入れるようにします。そうしないと、後でそうした細かいところを直そうと思った時に、いちいち議会にかけなくてはならず、多大なエネルギーを要します。議会に諮る条例には、事業の大筋や市民の権利・義務に影響を与える部分(例えば、サービス提供の内容や、利用料金の設定など)に絞り、申請や取りやめなどに使う様式(申請書や届出書)の様式などは、なるべく規則以下にしておいた方が、やりやすいです。

蛇足ですが、このことは法律・政令・省令もそうなっています。事業の重要な部分や、国民の権利義務に関するもの(事業の概要や国・県・市の役割、罰則など)は、国会にかける法律で定め、「政令に定めるところにより、○○省令に定める事項を届け出るものとする。」というようなくだりで、細かい要件や届出事項は、国会にかけない政令や、各省庁の規則で定めます。これを「政省令への委任」なんて言います。でも、そうした事柄を政令や省令に委任する、という文言は法律にあるので、政省令に委任していいかどうかは、やはり法律で国会に諮っているわけです。

というわけで、ハナシが横道にそれましたが、市役所でも同じで、「この条例の施行に関し必要な事項は,規則で定める」などと条例でうたって、詳細は、議会に諮らない規則にうたいます。

そうして、例規を浄書する担当の部署にチェックしてもらい、修正作業を繰り返します。

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